Planification d'événements : conseils pratiques pour les restaurants et les hôtels

6 à 12 mois avant l'événement : planifier les bases

• Fixer la date de l'événement : Avant de fixer définitivement une date, tenez compte des conditions météorologiques. Celles-ci jouent un rôle important dans l'aménagement du lieu de l’évènement. L’été, il est plus facile de prévoir des espaces en extérieur.

• Établir un budget :
  Identifiez les dépenses clés (location emplacement, matériel, nourriture, prestataires, communication, sécurité etc) pour établir un budget réaliste. Il est recommandé de calculer un coût par personne pour ajuster votre budget en fonction du nombre d’invités. N'oubliez pas qu'il peut toujours y avoir des dépenses supplémentaires de dernière minute. Prévoyez donc toujours de la marge pour ne pas compromettre la qualité de votre évènement.

• Connaître le nombre d’invités :
  Avant de choisir le lieu de l’événement, vous devez connaître le nombre de personnes qui participeront à l’évènement.

• Définir le thème de l'événement :
  Du thème et du style choisis par vos clients va dépendre la planification de l’aménagement, de la décoration, du menus et du déroulé de l’événement.

• Choisir l’emplacement et le réserver le cas échéant :
  Une fois le nombre d’invités et le thème de l’événement connus, vous pouvez chercher le lieu le mieux adapté et le réserver le cas échéant.

• Prévoir les invitations : Si vous souhaitez ne pas concevoir vous-mêmes les invitations, vous pouvez recourir à des sociétés externes qui vous proposent un large choix de modèles d’invitations ou bien faire appel à une agence pour créer un modèle unique. N’oubliez pas de personnaliser le invitations avec votre logo.

• Élaborer un concept détaillé de l'événement : Vous connaissez les grandes lignes de votre événement. Il faut à présent détailler son déroulé en ne négligeant aucun détail : fournisseurs, prestataires, besoin en matériel, divertissement, documents administratifs, demandes d’autorisation, etc.

• Planifier le service de restauration : En fonction du nombre d'invités potentiels, vous pouvez commencer à réfléchir aux menus, à l’agencement du buffet, aux boissons servies à table ou au bar. N'oubliez pas de tenir compte de la présence d'invités qui pourraient ne pas consommer certains aliments ou certaines boissons. Pensez également aux besoins des jeunes enfants : prévoyez des plats spéciaux ainsi que des chaises hautes et de la vaisselle adaptée aux enfants.

• Organiser l'hébergement et le transport des invités : Les réservations (hôtels, sociétés de transport) ne doivent être effectuées qu'après avoir reçu des engagements fermes de la part de vos invités. Vous pouvez également proposer ces services à votre personnel.